E-Mail Management

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E-Mail-Management mit nscale, ein umfassendes Komplettpaket

Mit unseren Lösungen für die gewinnbringende Integration von E-Mails in Geschäftsprozessen sorgen und durch kluges Wissensmanagement von nscale Mail eine unternehmensweite Informationsdatenbank schaffen.

Vielfältiges E-Mail-Management

Zweifelsohne ist die E-Mail das Kommunikationsmittel Nr. 1 des Geschäftsalltages. E-Mails werden nicht nur zur internen Unternehmenskommunikation eingesetzt, sondern vor allem auch als Geschäftskorrespondenz genutzt. In aller Regel werden sie jedoch nur im E-Mailprogramm gespeichert und nicht noch zusätzlich an anderer Stelle gesichert. Daraus ergibt sich das nicht unerhebliche Risiko des Informationsverlustes.

Die Herausforderung besteht darin, das mit den E-Mails einhergehende enorme Informationspotenzial zu nutzen und die enthaltenden Informationen jederzeit zugänglich und vor allem voll nutzbar zu machen – denn nichts ist für einen reibungslosen Arbeitsablauf hinderlicher als fehlende Informationen.

Dafür haben wir unsere Lösung nscale Mail – ein umfassendes Komplettpaket zur E‑Mail-Archivierung, das kluges Wissensmanagement mit allem verbindet, was ein Unternehmen für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und zur gewinnbringenden Nutzung von E‑Mail-Inhalten braucht.

Die Lösung ermöglicht den Zugriff auf die gesamten E-Mails eines Unternehmens und wird in die vorhandene Infrastruktur transparent eingebunden. Archivierte E-Mails sind langfristig und unabhängig von E-Mail-Clients lesbar. Per volltextbasierter Suche kann der Bestand archivierter E-Mails komfortabel durchsucht werden, sodass sich auch kurzfristig benötigte Informationen (E-Mail-Text sowie eingebettete Anhänge) schnell auffinden und wiederherstellen lassen.

nscale Mail schützt vor Informationsverlust und bietet gleichzeitig effektiven Schutz vor Datenmanipulation – stets unter Einhaltung geltender gesetzlicher Vorschriften.

Die Lösung kann den Grundstein für ein unternehmensweites Dokumentenmanagement-System bilden – heute mit der E-Mail-Archivierung starten, diese um Funktionen des E-Mail-Managements erweitern und zu einem späteren Zeitpunkt zusätzlich DMS-, ECM- und Kollaborationsfunktionalitäten von nscale nutzen.


 

E-Mail-Management Architektur Grafik

Die Grafik zeigt das Zusammenspiel zwischen MS Exchange, MS Outlook und nscale im Kontext des E-Mail-Managements.

  • Highlights von nscale Mail
  • Einfache Installation

    Auslieferung als virtuelle Maschine

  • Unterstützung von Journaling- und Postfacharchivierungs-Szenarien
  • Unterstützung von Compliance-Richtlinien
  • Keinerlei Größenbeschränkungen der zu archivierenden Postfächer
  • Zugriff auf E-Mails und Inhalte per Volltext
  • Grafische Anwenderoberfläche zur Anzeige und zur Navigation
  • Integrierter Beweismittelexport
  • E-Mails werden im Originalformat (RFC822/*.eml) abgelegt

    Unabhängigkeit von E-Mail-Clients

  • Berücksichtigung von Spam- und Virenschutz
  • Entlastung von E-Mail-Servern
  • Schutz vor Datenmanipulation und Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
  • Beweiswerterhaltende Langzeitspeicherung nach TR-ESOR (optional)

Die effektive Nutzung von E-Mails für Geschäftsprozesse erfährt in vielen Unternehmen eine eher stiefmütterliche Behandlung. Dabei ergibt sich gerade aus den vielfältigen Informationen, die E-Mails beinhalten, großes Potenzial.

Die Bandbreite des E-Mail-Managements von nscale reicht dabei von einer serverbasierten und völlig unsichtbaren Lösung, bei der die E-Mails automatisch revisionssicher archiviert werden (nscale Mail), bis hin zu einer Vielzahl individueller Lösungen, bei denen nur bestimmte E-Mails eigens durch den Bearbeiter in nscale-Ordner verschoben werden (nscale Office).

nscale Office bietet zahlreiche Möglichkeiten, um die tägliche Arbeit rund um das Thema E-Mail zu erleichtern. Das Spektrum umfasst etwa eine intelligente Stammdatenanbindung, einen zentralen Posteingangskorb oder einen zur E-Mail-Ablage ausschließlich durch den nscale-Nutzer zugänglichen, persönlichen Bereich sowie die Überwachung beliebiger nscale-Objekte durch den nscale-Nachrichtendienst durch Einbindung von RSS-Feeds in den E-Mail-Dienst.

nscale unterstützt unterschiedliche Szenarien für Microsoft Outlook zur Ablage von E-Mails in Projekt- und Kundenakten und sorgt damit für die gewinnbringende Integration von E-Mails in Geschäftsprozessen. E-Mail-Management mit nscale – zuverlässig, arbeitserleichternd und einfach im Umgang.
 

  • Highlights von nscale Office
  • Intuitive Bedienung durch transparente Integration in MS Office
  • Kein Zurechtkommen mit einer neuen Arbeitsoberfläche nötig

    Gewohnte Arbeitsabläufe können beibehalten werden

    Kein Schulungsaufwand

  • Vorgangsorientierte Ablage von E-Mails in elektronischen Aktenstrukturen
  • Verschiedene Ablageszenarien:

    Zentraler Posteingangskorb

    Ablage im persönlichen Bereich

    Intelligente Stammdaten

    Mailserver

  • nscale-Nachrichtenkanal (RSS-Feeds)

Zu einem guten E-Mail-Management gehört auch die sichere Kommunikation via E-Mails – zumal die E-Mail den klassischen Brief in der unternehmerischen Praxis bereits weitgehend abgelöst hat. Dort, wo traditionell die handschriftliche Unterschrift und besondere postalische Zustellungsverfahren die Herkunft und den Inhalt von Erklärungen belegen konnten, müssen neue Lösungen gefunden werden, um die Vorteile der E-Mail-Kommunikation rechtssicher nutzen zu können.

De-Mail ist eine sinnvolle Ergänzung der bislang genutzten Kommunikationskanäle und macht es möglich, Unterlagen und Informationen sicher, vertraulich und nachweisbar elektronisch zu versenden.

Dafür sorgen verschlüsselte Transportkanäle, eindeutige, identifizierte Kommunikationspartner und abgesicherte Anmeldeverfahren. De-Mail ist dabei verbindlich wie ein Brief – verbunden mit den Vorteilen, die die elektronische Kommunikation bietet.

Über De-Mail können Sie mit Behörden und Unternehmen sicher kommunizieren, z. B. mit Ihrer Krankenkasse oder Bank. Ihre vertraulichen Nachrichten und Dokumente kommen dabei ohne Umwege direkt beim gewünschten Empfänger an. Der Austausch von Dokumenten und Bescheiden via De-Mail erfolgt unmittelbar über die intuitiv bedienbare DMS-/ECM-Oberfläche des nscale Cockpit-Clients. Die Lösung ist für Unternehmen und Behörden gleichermaßen interessant: sie ermöglicht nicht nur den sicheren, vertrauensvollen und nachweisbaren Umgang mit vertraulichen Informationen, sondern bietet ergänzend die Langzeitarchivierung gemäß der Technischen Richtlinie TR-03125 (TR-ESOR) zur Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente des BSI.

De-Mail ist verbindlich wie ein Brief – verbunden mit den Vorteilen, die die elektronische Kommunikation bietet.
 

De-Mail_Uebersichtsgrafik.png

 

Partnerschaft mit der Deutschen Telekom

Über De-Mail lässt sich mit Behörden und Unternehmen sicher kommunizieren, z. B. mit Banken oder Krankenkassen. Vertrauliche Nachrichten und Dokumente kommen dabei ohne Umwege direkt beim gewünschten Empfänger an. Dabei wird über die Ceyoniq Technology GmbH als De-Mail-Partner der Versand sowie Empfang vertraulicher Informationen über die DMS-/ECM-Plattform nscale angeboten.

 
Anwendungsfälle

Anwendungsfälle im E-Mail-Management

Screentour

De-Mail & nscale Cockpit

De-Mail & nscale Cockpit

Direkter De-Mail-Versand

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Versand direkt aus dem nscale

Versand direkt aus dem nscale Cockpit

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Kontaktdaten

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